Jefatura AGA

ÁREA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I – JEFE DE ÁREA
   Recibe supervisión de:     Director del Programa Sectorial III
   Funciones Específicas del Cargo:
  1. Dirigir la programación, ejecución y evaluación de las actividades del área, con participación de los responsables de las unidades administrativas.
  2. Coordinar con el Área de gestión Institucional la formulación del presupuesto institucional, calendarios de pagos, priorización de los compromisos anualizados y certificaciones de crédito presupuestal en base presupuesto institucional autorizado del ejercicio fiscal.
  3. Dirigir y orientar la elaboración de los documentos técnicos que es competencia del área como directivas sobre el manejo de recursos, capacitación de personal, reglamento interno, cuadro nominativo de personal y otros.
  4. Proponer medidas de austeridad sobre el uso de los recursos materiales y financieros con participación de los Directores y unidades de costeo.
  5. Remitir oportunamente la Declaración Jurada de Bienes y Rentas de los Funcionarios y Servidores de la institución, que tienen a su cargo el manejo de los fondos públicos.
  6. Llevar el registro actualizado de las Declaraciones Juradas de Bienes y Rentas presentados por los funcionarios y trabajadores que manejan fondos públicos.
  7. Revisar, visar y/o firmar documentos que preparen las unidades a su cargo como Informes de ejecución presupuestal, propuestas de ampliación de calendarios de pagos y proyectos de resoluciones.
  8. Revisar, visar el Presupuesto Analítico de Personal, el Cuadro Nominativo de Personal y los Resúmenes de Control de Asistencia de Personal de la entidad.
  9. Visar la rendición de cuentas del Fondo para Pagos en Efectivo.
  10. Visar las conciliaciones bancarias.
  11. Participar en Comisiones Técnicas por función, encargo o norma expresa.
  12. Participación en la conformación de los Comités de los Procesos de Selección, Procesos Técnicos de Personal, Procesos Administrativos Disciplinarios.
  13. Cumplir otras funciones de su competencia que se le asigne.

Secretaría II    Clara Del Pilar Jimenez Nole
   Recibe supervisión de:     Director del Sistema Administrativo I
   Funciones del Cargo:
  1. Registrar, clasificar, distribuir y archivar la documentación que ingresa o sale del área.
  2. Redactar documentos según indicaciones de la jefatura.
  3. Recepción, registro, derivación, archivo y descargo de documentos en el SISGEDO.
  4. Mantener limpio los bienes muebles y enseres de la Jefatura principalmente.
  5.  Atender la comunicación telefónica y trasmitir al Jefe los asuntos de importancia.
  6. Tomar apuntes de las versiones orales en las reuniones del jefe con especialistas.
  7. Orientar a las personas que solicitan entrevista con el Jefe y Especialistas.
  8. Informar y orientar al usuario referente al trámite de su expediente que ha ingresado al área.
  9. Preparar la agenda de la Jefatura y mantener informado de su atención.
  10. Orientar y difundir entre el personal las normas de redacción, archivo y otros.
  11. Velar por la seguridad, conservación y mantenimiento de los bienes y enseres.
  12. Orientar y supervisar el trabajo del oficinista o personal de apoyo que tuvieron.
  13. Coordinar con servicios generales o conserje la distribución de documentos.
  14. Integrar comisiones de acuerdo con sus funciones o responsabilidades.
  15. Cumplir otras funciones de su competencia que se le asigne.

Fuente: Manual de Organización de Funciones UGEL 03 TNO (aprobado por Resolución Ejecutiva Regional N°1574-2016-GRLL/GOB de fecha 09/07/2016)